Dans certains cas, le texte instituant une obligation, contient également une période minimale de détention du document (5 ans pour les registres du personnel par exemple). Parfois, ce délai s'avère insuffisant, car il n'est pas compatible avec l'ensemble des autres formalités légales (5 ans pour le livre de paie alors que les documents comptables doivent être gardés pendant 10 ans). Aussi est-il conseillé de conserver pendant une durée minimale de 10 ans l'ensemble des documents en matière commerciale. Le délai peut aussi être dépassé par mesure de précaution pour certains, particulièrement s'il y a des risques de litiges, des procédures engagées devant les tribunaux ou des recours administratifs. En règle générale, le transporteur se débarrassera d'un document quand toute réclamation à son sujet est devenue impossible.
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